Materi Rapat

   A.   Menjelaskan pengertian rapat

Pengertian rapat

Para pekerja kantoran atau organisasi pasti sering mendengar kata rapat dan sering melakukan rapat. Apa sebenarnya pengertian rapat itu ? dalam Bahasa Inggris, rapat disebut dengan “meeting” yang dapat diartikan sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :

• Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
• Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
• Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.
• Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
• Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
• Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

   B.   Menguraikan jenis-jenis rapat

Paling tidak ada 6 jenis pertemuan/rapat yang biasanya diselenggarakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keenam jenis rapat itu antara lain: 
1. berdasarkan tujuannya 

2. berdasarkan sifatnya
3. berdasarkan jangka waktunya
4. berdasarkan frekuensinya
5. berdasarkan namanya
6. berdasarkan urgensinya

Baiklah Sahabat Populer, berikut ini mari kita bahas dengan lebih detail semua jenis-jenis rapat yang tertulis di atas lengkap dengan defenisinya.

1. Berdasarkan Tujuannya

a. Rapat penjelasan (information conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan. Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Biasanya, ada sesi tanya jawab

b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran, dan gagasan yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution).

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rpaat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba–tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah–masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan sekali bulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.

c. Rapat semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a. Rapat rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah–masalah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

b. Rapat insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

a. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.
 
6. Berdasarkan Urgensinya

a. Rapat biasa
Rapat yang diadakan untuk membahas masalah–masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri

   C.   Mengemukakan manfaat dan tujuan rapat

Guna dan Tujuan Rapat

Kegunaan dan Tujuan Rapat antara lain adalah :

1.    Guna Rapat

a)      Menyebarkan informasi

b)      Mendapatkan feddback yang diharapkan

c)      Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

d)     Memberi solusi dari permasalahan yang ada

e)      Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

2.     Tujuan Rapat

a)   Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan

b)    Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik

c)     Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya

d)    Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan.

Semua itu dimaksudkan agar pihak-pihak yang berkepentingan mampu mengambil langkah –langkakh yang bijak dantak salah arah sehubungan dengan adanya topik permasalahan yang sedang dibahas didalam pertemuan/rapat.

  D.   Menguraikan prosedur rapat teleconference

MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT

1.      Persiapan

a.      Menyiapkan rencana

b.      Menyiapkan agenda rapat

c.       Menyiapkan kertas kerja

d.      Menyiapkan pembicara/peserta

e.      Menyiapkan perlengkapan rapat

2.      Pelaksanaan

a.      Pembukaan

b.     Tata tertib rapat

c.       Pengendalian

d.      Mengatur waktu

e.      Pengambilan keputusan

f.        Penutupan rapat

3.      Laporan dan evakuasi

a.      Pelaporan

·  Lengkap, jelas dan singkat

·  Pembuat laporan harus mengikuti rapat

·  Isi jam/tanggal, jumlah peserta, siapa pembicaranya, pokok pembicaraan keputusan

b.      Evaluasi

·  Dilakukan bersama panitia/pengurus

·  Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil