Materi Rapat

   A.   Menjelaskan pengertian rapat

Pengertian rapat

Para pekerja kantoran atau organisasi pasti sering mendengar kata rapat dan sering melakukan rapat. Apa sebenarnya pengertian rapat itu ? dalam Bahasa Inggris, rapat disebut dengan “meeting” yang dapat diartikan sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :

• Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
• Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
• Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.
• Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
• Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
• Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

   B.   Menguraikan jenis-jenis rapat

Paling tidak ada 6 jenis pertemuan/rapat yang biasanya diselenggarakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keenam jenis rapat itu antara lain: 
1. berdasarkan tujuannya 

2. berdasarkan sifatnya
3. berdasarkan jangka waktunya
4. berdasarkan frekuensinya
5. berdasarkan namanya
6. berdasarkan urgensinya

Baiklah Sahabat Populer, berikut ini mari kita bahas dengan lebih detail semua jenis-jenis rapat yang tertulis di atas lengkap dengan defenisinya.

1. Berdasarkan Tujuannya

a. Rapat penjelasan (information conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan. Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Biasanya, ada sesi tanya jawab

b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran, dan gagasan yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution).

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rpaat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba–tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah–masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan sekali bulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.

c. Rapat semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a. Rapat rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah–masalah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

b. Rapat insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

a. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.
 
6. Berdasarkan Urgensinya

a. Rapat biasa
Rapat yang diadakan untuk membahas masalah–masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri

   C.   Mengemukakan manfaat dan tujuan rapat

Guna dan Tujuan Rapat

Kegunaan dan Tujuan Rapat antara lain adalah :

1.    Guna Rapat

a)      Menyebarkan informasi

b)      Mendapatkan feddback yang diharapkan

c)      Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

d)     Memberi solusi dari permasalahan yang ada

e)      Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

2.     Tujuan Rapat

a)   Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan

b)    Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik

c)     Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya

d)    Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan.

Semua itu dimaksudkan agar pihak-pihak yang berkepentingan mampu mengambil langkah –langkakh yang bijak dantak salah arah sehubungan dengan adanya topik permasalahan yang sedang dibahas didalam pertemuan/rapat.

  D.   Menguraikan prosedur rapat teleconference

MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT

1.      Persiapan

a.      Menyiapkan rencana

b.      Menyiapkan agenda rapat

c.       Menyiapkan kertas kerja

d.      Menyiapkan pembicara/peserta

e.      Menyiapkan perlengkapan rapat

2.      Pelaksanaan

a.      Pembukaan

b.     Tata tertib rapat

c.       Pengendalian

d.      Mengatur waktu

e.      Pengambilan keputusan

f.        Penutupan rapat

3.      Laporan dan evakuasi

a.      Pelaporan

·  Lengkap, jelas dan singkat

·  Pembuat laporan harus mengikuti rapat

·  Isi jam/tanggal, jumlah peserta, siapa pembicaranya, pokok pembicaraan keputusan

b.      Evaluasi

·  Dilakukan bersama panitia/pengurus

·  Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil

Contoh Laporan Peringatan Hari Kartini

LAPORAN PERINGATAN HARI KARTINI

TAHUN 2017/2018

SMK NEGERI 1 BANTUL

Jl. Parangtritis Km 11 Sabdodadi Bantul Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, Sabdodadi, Kec. Bantul, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta 55715

Daftar isi

1.     Kata pengantar........ .............................................................3

2.     Bab 1 pendahuluan ..............................................................4

3.     Bab 2 isi ...............................................................................4

4.     Bab 3 penutup ......................................................................6

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmatnya serta hidayahnya sehingga panitia penyelenggara kegiatan Peringatan Hari Kartini SMK Negeri 1 Bantul Tahun Pelajaran 2017/2018 dapat terlaksana dengan baik serta tidak ada halangan suatu apapun.

Kami mengucapkan banyak terimakasih serta penghargaan setinggi-tingginya kepada Bapak/Ibu Guru, serta segenap panitia kegiatan dan pihak-pihak terkait yang telah membantu jalannya kegiatan tersebut dengan ikhlas dan pengorbanan yang sangat luar biasa. Sehingga dengan kerja sama pihak tersebut acara kegiatan Peringatan Hari Kartini SMK Negeri 1 Bantul Tahun Pelajaran 2017/2018 berjalan dengan lancar dan sukses. Meski kami sadar bahwa masih banyak kekurangan dalam kegiatan tersebut.

Selepas dari kegiatan tersebut maka kami selaku panitia penyelenggara kegiatan Peringatan Hari Kartini SMK Negeri 1 Bantul Tahun Pelajaran 2017/2018 membuat suatu buku yang berisi tentang laporan-laporan kegiatan sebagai wujud tanggungjawab kami untuk melaporkan semua yang berkaitan tentang kegiatan tersebut. Dengan adanya buku laporan ini semoga bermanfaat serta berguna bagi kemajuan SMK Negeri 1 Bantul di masa depan. Serta dengan adanya kegiatan ini siswa-siswi dapat memperoleh hasil bagi perubahan karakternya menjadi lebih baik daripada sebelumnya serta memiliki karakter jiwa Kartini, cinta tanah air dan menumbuhkan rasa nasionalisme yang tinggi untuk menjunjung Negara Kesatuan Republik Indonesia, serta meneruskan cita-cita R.A. Kartini bagi Indonesia.

Demikian sedikit pengantar dari kami dalam pembuatan buku laporan ini. Terima kasih kepada seluruh pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan buku laporan ini. Tidak lupa juga kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan bagi ami untuk meningkatkan Organisasi kami agar lebih baik.

Bantul,  April 2018

     Hormat Kami

    Panitia Kegiatan

BAB I

PENDAHULUAN

   A.    LATAR BELAKANG

OSIS SMK NEGERI 1 BANTUL adalah organisasi internal sekolah yang telah menyusun program kerja serta bertugas melaksanakan program kerja sesuai dengan AD-ART. Dalam menindak lanjuti program kerja OSIS/MPK akan melaksanakan peringatan Hari Kartini. Pada tahun ini peringatan Hari Kartini akan dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 24 April 2018. Untuk itulah maka proposal ini diajukan guna mengimplementasikan keputusan bersama saat LDK lalu.

   B.     TUJUAN

Hari Kartini mempunyai beberapa maksud dan tujuan, yaitu sebagai berikut :

   1.      Melestarikan budaya Indonesia.

   2.      Menjalankan program kerja seksi bidang 2,yaitu:Kepribadian dan Kebangsaan.

   3.      Menciptakan pribadi yang mencintai budaya dan warisan leluhur.

   4.      Menciptakan pribadi yang nasionalisme dan patriotisme dengan mengenang jasa pahlawan bagi perempuan yaitu R.A. Kartini.

    C.     NAMA DAN TEMA KEGIATAN

Peringatan Hari Kartini SMK NEGERI 1 BANTUL tahun 2018 ini memiliki nama “ Peringatan Hari Kartini ” yang bertemakan “Semangat Kartini Untuk Pelajar Indonesia”.

   D.    DASAR HUKUM

Sesuai dengan Surat Keputusan Ketua Umum OSIS tentang program kerja OSIS dan sesuai Anggaran Rumah Tangga OSIS bahwa pada kali ini OSIS akan mengadakan program kerja Seksi bidang 2,Kepribadian dan Kebangsaan,yaitu mengadakan peringatan Hari Kartini.

BAB II

ISI

   A.    PERSIAPAN

Adapun persiapan-persiapan untuk menyelenggarakan kegiatan Peringatan Hari Kartini dengan bertemakan “Semangat Kartini Untuk Pelajar Indonesia”. SMK Negeri 1 Bantul Tahun Pelajaran 2017/2018 ini adalah sebagai berikut :

    1.      Mengadakan rapat konsolidasi bagi seluruh pengurus OSIS/MPK kelas X.

    2.      Mengadakan diskusi dan permohonan arahan dari seluruh aspek pembina OSIS/MPK.

    3.      Rapat penyusunan kepanitiaan kegiatan.

    4.      Rapat penyusunan anggaran dan jadwal kegiatan.

    5.      Penyusunan proposal.

    6.      Pengajuan Proposal.

    7.      Membuat surat undangan dan surat tembusan.

    8.      Pengiriman surat undangan dan surat tembusan.

    9.      Pembelanjaan anggaran tahap awal.

   10. Pembelanjaan anggaran tahap akhir. 

   B.     BENTUK KEGIATAN

Bentuk kegiatan kami berupa perlombaan, antara lain :

No.	Nama Perlombaan
1.	Mewiru jarik
2.	Pemilihan putra dan putri (Fashion Show)
3.	Menghias Tumpeng

 

   C.     TEMPAT, DAN WAKTU PELAKSANAAN

Waktu pelaksanaan Peringatan Hari Kartini SMK NEGERI 1 BANTUL ini akan dilaksanakan pada :

            Hari                : Selasa

            Tanggal          : 24 April 2018

            Pukul              : 07.00 – selesai

            Tempat           : SMK NEGERI 1 BANTUL

   D.    PESERTA

Siswa kelas X jurusan Akuntansi, Administrasi Perkantoran, Pemasaran, perbankan syariah, Rekayasa Perangkat Lunak, Teknik Komputer Jaringan ,Multimedia,.

   E.     SUSUNAN KEGIATAN

1.      Upacara peringatan hari kartini

2.      Lomba mewiru jarik

3.      Lomba menghias tumpeng

4.      Lomba putra dan putri SMK N 1 Bantul (fashion show)

   F.      KESULITAN DAN HAMBATAN

      1.       Kurangnya sikap tanggung jawab bagi kepanitiaan.

      2.      Panitia masih terpaku terhadap salah satu anggota dalam kata lain masih tergantung                 terhadap salah satu orang.

      3.      Kepanitiaan yang sebagian besar belum mengetahui atau memahami tugasnya.

      4.      Kurangnya komunikasi dan koordinasi antar kepanitiaan.

      5.      Peserta yang kurang disiplin.

      6.      Kurangnya sarana prasarana.

      7.      Kurangnya menejemen.

      8.      Kepanitiaan yang kurang memahami atau membaca situasi dan kondisi.

   G.    KESIMPULAN

Dengan semangat kerjasama dan niat dari seluruh panitia kegiatan Peringatan Hari Kartini dapat berjalan dengan lancar. Hambatan-hambatan yang ada dapat diselesaikan secara kekeluargaan. Dengan adanya kegiatan ini pengalaman bagi pengurus OSIS/MPK semakin meningkat. Serta dengan diadakan kegiatan ini para siswa dapat mengambil hikmah serta dapat meneruskan cita-cita pahlawan emansipasi wanita yaitu Raden Ajeng Kartini bagi Indonesia.

BAB III

PENUTUP

Demikian buku laporan ini kami buat sebagai wujud pertanggung jawaban kami dalam menjalankan kegiatan “ Peringatan Hari Kartini “ dan juga sebagai pertanggung jawaban kami atas pengelolaan anggaran. Sebelum dan sesudahya kami ucapkan terimakasih.

                                Bantul, 22 April 2018

                        Ketua Panitia                                                              Sekretaris

                   Bagas Adi Kuncoro                                                       Natalia Tyas
                                                                         

Sumber :

http://eyzcyber.blogspot.co.id/2015/10/laporan-pertanggung-jawaban-peringatan.html

MATERI TENTANG LAPORAN

Materi Laporan

1.Pengertian Laporan
            Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan.pada dasarnya,fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor.Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat,didengar,atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.Kemudian,laporan itu diberitahukan oleh si pelapor.
            Dalam pembuatan suatu laporan formal bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik,jelas dan teratur.Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan,melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur,jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari,kecuali penggunaan kata”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

2.Manfaat Pembuatan Laporan
Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :
a. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
b. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
c. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
d. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

3.Dasar – dasar Pembuatan Laporan
1. Fungsi Informatif, Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban, Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan, Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan, Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.


4.Macam - Macam Laporan.
Laporan ada dua macam,yaitu laporan hasil penelitian Ilmiah dan laporan Teknis.
1.Laporan Ilmiah.

Laporan Ilmiah adalah laporan yang disusun melalui tahapan berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang sudah disepakati oleh para ilmuwan (E.Zaenal Arifin,1993).

Dan menurut Nafron Hasjim & Amran Tasai (1992) Karangan ilmiah adalah tulisan yang mengandung kebenaran secara obyektif karena didukung oleh data yang benar dan disajikan dengan penalaran serta analisis yang berdasarkan metode ilmiah.
1.1. Masalah yang dibahas dalam tulisan ilmiah dapat berupa:
a. Hasil penelitian.
b. Hasil pengamatn.
c. Pengalaman nyata.
d. Hasil pemikiran.

1.2. Jenis Laporan Ilmiah.
a. Laporan Lengkap (Monograf).
   Menjelaskan proses penelitian secara menyeluruh. Teknik penyajian sesuai dengan aturan (kesepakatan) golongan profesi dalam bidang ilmu yang bersangkutan. Menjelaskan hal-hal yang sebenarnya yang terjadi pada setiap tingkat analisis. Menjelaskan (juga) kegagalan yang dialami, di samping keberhasilan yang dicapai. Organisasi laporan harus disusun secara sistamatis (misalnya :judul bab,subbab dan seterusnya, haruslah padat dan jelas).
b. Artikel Ilmiah.
    Artikel ilmiah biasanya merupakan perasan dari laporan lengkap. Isi artikel ilmiah harus difokuskan kepada masalah penelitian tunggal yang obyektif. Artikel ilmiah merupakan pemantapan informasi tentang materi-materi yang terdapat dalam laporan lengkap.
c. Laporan Ringkas (Summary Report).
    Laporan ringkas adalah penulisan kembali isi laporan atau artikel dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti dengan bahasa yang tidak terlalu teknis (untuk konsumsi masyarakat
umum).

1.3. Sistematika Laporan Ilmiah
a. Judul.
b. Daftar Isi.
c. Prakata.
d. Pendahuluan.
e. Teks Pokok dalam Tubuh Karangan.
f. Pengutipan.
g. Referensi.
h. Catatan Kaki.
i. Tabel,Grafik,Bagan,dan Gambar.
j. Bibliografi.
k. Lampiran.
l. Indeks.

2. Laporan Teknis.
    Laporan tentang hal teknis penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi.Laporan teknis mengandung data obyektif tentang sesuatu.data obyektif dalam laporan teknis itu juga mengandung sifat ilmiah,tetapi segi kepraktisannya lebih menonjol.sehingga yang dimaksud dengan laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung jawab yang dipercayakan,dari si pelapor (perseorangan,tim,badan,atau instansi) kepada si penerima laporan tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan (E.Zaenal Arifin,1993).Dan menurut Muljanto Sumardi (1982) Dalam laporan teknik manusia menggunakan bahasa tulis untuk mengkomunikasikan gagasan,paham,serta hasil pemikiran dan penelitian.

2.1. Tujuan Laporan Teknis.
       Budaya lapor melapor merupakan sesuatu yang dianggap penting oleh berbagai kalangan,baik pemerintahan maupun swasta.Tujuannya adalah agar pelaksanaan tugas yang dipercayakan kepada si petugas dapat segera diketuhui oleh pihak yang menugasinya.

2.2. Manfaat Penyusunan Laporan Teknis.
a. Memberikan Keterangan.
    Bermaksud memberikan keterangan kepada atasan atau pihak yang harus mengetahui suatu kegiatan.Jenisnya ada dua macam:
Jenis pertama laporan memberi katerangan yang menyangkut perkembanganØ atau kegiatan rutin dari satu waktu ke waktu yang lain,laporan jenis ini sering disebut laporan berkala.ada laporan berkala harian,mingguan,bulanan dan tahunan.
Jenis Kedua adalah laporan khusus yang bersifat insidental.LaporanØ khusus dapat berupa penyampaian hasil percobaan,pemeriksaan,atau hal-hal yang berhubungan dengan jalannya suatu kegiatan.

b. Memulai Suatu Kegiatan.
    Dalam laporan jenis ini dicantumkan uraian tetang segala sesuatu yang berkenaan dengan tugas yang akan dilaksanakan.Penyajiannya harus tegas,terarah dan jelas.

c. Mengkoordinasi Suatu Kegiatan.
    Laporan jenis ini berisi masalah pengaturan atau penempatan sesuatu pada tempatnya,susunannya atau keadaannya secara wajar.segala sessuatu yang dikoordinasi dikemukakan secara jelas dan padat.hanya pokok yang berhubungan dengan hal yang dikoordinasilah yang perlu dimasukan dalam laporan.

d. Merekam Pelaksanaan Kegiatan.
    Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan kemajuan dan laporan akhir.Laporan kemajuan disusun menurut jangka waktu tertentu.ada kalanya laporan kemajuan disusun tidak berdasarkan jangka waktu tertentu,tetapi berdasarkan persentase pencapaian.
Laporan akhir merupakan rangkuman keseluruhan pekerjaan hingga selesai.

2.3. Kesempurnaan Laporan Teknis
a. Ringkas.
 Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.

b. Lengkap.
 Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.

c. Logis.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.

d. Sistematis.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yamg tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

e. Lugas.
Laporan disebut lugas apabila keterangan yang diuraikannya disajikan dalam bahasa yang
langsung menunjukan persoalan.

2.4. Sistematika LaporanTeknis.
a. Bagian Awal.
Kulit luar laporan teknis.
Halaman judul laporan teknis.
Kata pengantar/Prakata.
Daftar isi.
Daftar tabel.
Daftar gambar,grafik,diagram(jika ada).

b. Batang Tubuh.
Pendahuluan.
Pembahasan/uraian.
Simpulan/penutup.

c. Bagian Akhir.
Daftar pustaka.
Lampiran.

5.Sistematika Laporan
            Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ),mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.
Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
a. Latar belakang kegiatan.
b. Dasar hukum kegiatan.
c. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
d. Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
a. Jenis kegiatan.
b. Tempat dan waktu kegiatan.
c. Petugas kegiatan.
d. Persiapan dan rencana kegiatan.
e. Peserta kegiatan.
f. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
g. Kesulitan dan hambatan.
h. Hasil kegiatan.
i. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan agar :
a. Singkat dan padat.
b. Runtut atau sistimatis.
c. Mudah dipahami isinya.
d. Isinya lengkap.
e. Menarik penyajiannya.
f. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
g. Tepat pada waktunya.
Lain – lain.
a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )
b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )

C.Perbedaan Sistematika Laporan.
1.Kerangka Karangan Ilmiah.
PRAKATA
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMBANG DAN SINGKATAN
SINOPSIS
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan
1.3 Kerangka Teori
1.4 Ruang Lingkup
1.5 Sumber Data
1.6 Metode dan Teknik
BAB II ANALISIS/PEMBAHASAN
2.1 ….
2.2….
2.3 …
2.3.1 ….
2.4 ….
BAB III SIMPULANDANSARAN
Simpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
INDEKS

2.Kerangka Laporan Teknis.
PRAKATA
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan
1.3 Hasil yang diharapkan
1.4 Pelaksana
1.5 Penahapan dan Jadwal
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 ….
2.2….
2.3 …
2.3.1 ….
2.3.2…..
2.4 …
BAB III URAIAN KEGIATAN
3.1 …
3.2 …
3.3 …
3.3.1 …
3.3.2 …
3.4 …
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 simpulan
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

Sumber :
http://www.pramukanet.org/index.php?option=com_content&task=view&id=396&Itemid=100
http://nurad1k.blogspot.com/2010/02/teknik-penulisan-laporan.html